Gestion des paiements du Programme du lait

Nous sommes toujours à l’affût de nouvelles façons de faciliter votre gestion du Programme du lait.

Quels que soient les modes de paiement utilisés par votre école (paiements anticipés, argent comptant ou billets de lait), nos modèles et notre cahier de suivi des commandes et des ventes de lait vous aideront à répertorier vos ventes de lait hebdomadaires en un tour de main.

Jetez un coup d’œil ci-dessous pour apprendre comment instaurer les divers modes de paiement :

Trois conseils pour fixer le prix du lait à votre école

  1. Facilitez-vous la tâche. Par exemple, il est beaucoup plus simple de manipuler l’argent si le prix du lait correspond à un multiple de cinq cents.
  2. Fixez le prix du berlingot à 0,60 $ ou moins permet de réaliser 44 % plus de ventes et est plus abordable pour les parents.
  3. Le prix du lait doit être concurrentiel avec celui en vigueur dans les supermarchés locaux et avec celui d’autres boissons vendues dans votre école.

Choisir le mode de paiement le mieux adapté à votre école

De nombreuses écoles trouvent que la façon la plus facile de gérer les paiements consiste à adopter un mode de paiement anticipé. Avec un tel système, les élèves paient leur lait un mois ou un trimestre à l’avance.

En adoptant le mode de paiement anticipé, les écoles profitent des avantages suivants :

  • Taux de participation plus élevé
  • Réduction importante des tâches administratives
  • Plus grande exactitude de l’offre et de la demande
  • Volume de ventes plus élevé : ces écoles vendent 88 % plus de lait que celles utilisant l’argent comptant ou les billets de lait

Les écoles qui n’ont pas choisi les paiements anticipés vendent des billets ou des cartes de lait à l’avance. Certaines écoles acceptent aussi les paiements en argent comptant dans le cadre de leur Programme de lait. Nous vous conseillons de privilégier la vente de billets ou de cartes de lait plutôt que l’argent, car cela facilite la gestion du Programme et vous assure que l’argent sert à l’achat du lait et non à d’autres produits ou articles.

Des écoles décident également de combiner le mode de paiement anticipé avec les paiements en argent comptant ou les billets de lait.

Instaurer un mode de paiement du lait

Paiement anticipé (notre recommandation !)

Pour utiliser le mode de paiement anticipé, suivez ces étapes :

  1. Demandez à votre laiterie si elle accepte les commandes permanentes ou si vous devez faire une commande téléphonique chaque semaine.
  2. Distribuez le formulaire de paiement anticipé aux élèves pour qu’ils puissent commander d’avance leur lait. Le formulaire doit préciser la période couverte et le coût du lait.
  3. Demandez aux élèves de rapporter le formulaire et l’argent ou le chèque à leur enseignant.
  4. Demandez à l’enseignant d’établir une liste des élèves de la classe à partir des formulaires de commande reçus. L’enseignant conserve la liste dans ses dossiers pour la distribution du lait en classe et remet une copie de cette liste avec l’argent au coordonnateur du lait.
  5. Demandez au coordonnateur du lait ou aux meEUneurs de lait d’aller chercher le lait avant le lunch ou la collation et de le distribuer aux classes en fonction des listes établies.

Si des élèves sont absents, nous vous conseillons de leur remettre deux berlingots un autre jour. Vous pourriez également encourager les parents à accepter que le lait distribué en l’absence de l’enfant soit donné à une activité de collecte de fonds de l’école ou à un élève défavorisé.

Billets ou cartes de lait

Plutôt que d’envoyer un formulaire de commande à la maison, certaines écoles vendent à l’avance des billets ou des cartes de lait à l’école. Ceux-ci sont collectés chaque matin par l’enseignant et le nombre de billets recueillis est communiqué à la personne chargée de la distribution du lait.

Les étapes suivantes vous aideront à instaurer ce système avec succès :

  1. Créez des billets ou des cartes de lait ou téléchargez des modèles ici.
  2. Décidez où et quand vous vendrez les billets ou les cartes de lait (ex. : une fois par semaine à midi, une fois par mois, pendant les réunions avec les parents).
  3. Envoyez des avis aux parents.
  4. Accrochez les affiches annonçant la vente des billets ou des cartes de lait.
  5. Faites une annonce aux élèves à l’interphone la veille de la vente des billets ou des cartes de lait.
  6. Confiez la vente des billets ou cartes de lait au coordonnateur du lait ou aux meEUneurs de lait.
  7. Commandez le lait en fonction du nombre de cartes ou de billets vendus.

Si votre école décide d’adopter le système des cartes, celles-ci devraient être conservées par l’enseignant pour éviter qu’elles soient perdues. L’enseignant ou le meEUneurs de lait poinçonnera les cartes et communiquera à la personne responsable de la distribution du lait le nombre de berlingots à livrer à la classe avant l’heure du dîner.

Paiement quotidien en argent comptant

Le mode de paiement en argent comptant convient davantage aux parents qui n’ont pas les moyens de payer le lait un mois d’avance. Ce mode de paiement peut être employé seul ou conjointement avec le paiement anticipé.

Les étapes suivantes vous aideront à utiliser le mode de paiement en argent comptant avec succès :

  1. Faites un sondage pour savoir combien de lait commander.
  2. Commandez le lait une ou deux fois par semaine.
  3. Assurez-vous d’avoir un fonds de caisse pour rendre la monnaie.
  4. Vendez le lait aux élèves. À l’heure du dîner, les meEUneurs de lait peuvent collecter l’argent d’une classe à l’autre ou le collecter à un « comptoir de lait » bien situé.
  5. Faites la caisse à la fin de l’heure du dîner..
  6. Préparez le bordereau de dépôt.

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